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税理士紹介担当者コラム

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会社設立・新規開業

請求書の正しい書き方と基礎知識。記載すべき項目をまとめました。

請求書は、代金の入金より前に商品やサービスを提供したときに、代金を請求するための書類です。商取引で広く取り交わされているので、請求書の記載事項については、ある程度習慣として決まったものがあります。習慣から外れた請求書を出してしまうと恥をかくだけでなく、必要事項が抜けていると入金が滞ることもあります。

請求書の正しい書き方

これから、恥をかかずに確実にお金を支払ってもらえる請求書の書き方をご紹介します。今では、自動的に請求書を発行するサービスも数多くありますが、知識として身につけておくことをおすすめします。

取引先に確認すべき事項

請求書を発行する前に、取引先に確認しておくべき項目がいくつかあります。

指定様式の有無

取引先から指定された様式の請求書を使うように求められる場合があります。

締日と支払日

請求書を送っても、すぐに代金を支払ってもらえるとは限りません。たとえば「月末締め、翌月末支払」などのように、多くの会社では支払条件を定めています。

送付方法

PDFなどのデータ形式で送付しても良いところがある一方、紙に印刷して捺印された請求書を郵送しなければならないところもあります。

いずれも、取引先が定める条件に合わないと、請求書の再発行を求められることがあります。新規の取引先に請求書を発行する場合は、注意深く確認しましょう。

請求書に記載すべき事項

請求書に記載すべき事項は、消費税法では次のように規定されています。

  1. 書類作成者の氏名または名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称(例外あり)

しかし実務上はこれだけでは不十分です。法律に規定された事項も含めて、次にあげる事項を記載することが必要です。

宛名

請求先の住所と名称を記載します。名称はできるだけ正式名称で表記するようにして、部署名や担当者名も記載しましょう。

自社情報

自社の住所、名称と連絡先を記載します。連絡先は、請求内容の問い合わせに必要なので、電話番号を記載しておくとよいでしょう。
また、正式に発行した書類であることを示すために、角印を捺印しましょう。印鑑のない請求書は受け付けてもらえないこともあります。ここで実印や銀行印を押すのは大げさなので、角印で十分です。さらに、担当者個人の認印を押すことがあります。

発行日

発行した日付を記載します。一般的には、取引先の仕入締日に合わせます。

表題

「請求書」という表題だけでなく、一文添えておくと丁寧な印象になります。たとえば「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。下記のとおりご請求申し上げます。」などのようなものです。

繰越金額

前月以前に請求した分の支払いをまだ受けていない場合は、繰越額として記載します。当月の分と合わせた金額を請求することになります。

合計金額

当月の税込の金額を記載します。前月以前からの繰り越しがあれば、当月の分と合わせた金額になります。

支払日

支払日を記載します。支払日が休日の場合は、前営業日に支払うのか、翌営業日に支払うのか取り決めておく必要があります。

振込先の口座情報

支払方法が振込の場合は、振込先の口座情報(金融機関名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義)を記載します。また、振込手数料をどちらが負担するかについて書き添えておくとよいでしょう。一般的には、支払側が振込手数料を差し引いて支払う、つまり受取側負担となります。
支払方法が集金の場合も、念のため書いておくとよいでしょう。

請求項目

請求する合計金額だけでなく、商品ごとの明細も記載しましょう。どのような取引に対する請求なのかを明らかにするためです。
企業の会計は税抜方式が一般的なので、金額は税別で記載します。消費税の1円未満の端数処理は、切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれでもよいことになっていますが、毎月継続して同じ方法で処理するようにしましょう。

取引先に送る前に

必要事項がもれなく記載できているか確認できれば、取引先に発送します。郵送するときには、控えをとっておくことを忘れないようにしてください。控えがないと、あとで請求内容の問い合わせがあったときに、スムーズに対応できません。

おわりに

以上、恥をかかずに確実にお金を支払ってもらえる請求書の書き方をご紹介しました。会計ソフトや、請求書発行サービスを使っているときでも、設定を間違えると必要事項が抜けることがあるので、一度確認することをおすすめします。

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