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税理士紹介担当者コラム

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決算対策・節税

公開日:2015/04/10 更新日:2021/04/02

個人事業主なら知っておきたい経費の分け方。勘定科目の種類一覧、経費になるものならないもの

個人事業を営む方は経費にできるもの、できないものの分け方や分けるポイントをご存じですか。経費がかかるたびに計上して良いのかどうか悩んでいる人も多いでしょう。そこで今回は、最適な確定申告ができるよう、経費の種類と経費にできるもの、できないものをまとめました。必要以上の税金を納めないためにもしっかり理解しておきましょう。

「経費」とはそもそも何?

経費とは、事業を継続的に営み、利益を生み出すために必要な費用のことをいいます。たとえば人件費や事務所の家賃、仕事で使用する文房具も経費です。

得た利益には必ず税金がかかりますので、利益が大きくなればなるほど納める税金も増えていきます。無駄な税金を納めないようにするには、経費として計上して、できるだけ利益を少なくすることが大切です。

ただし、どんなものでも経費にしてしまえば良いというわけではありません。くわしくは後述しますが、個人事業主は経費と私的な支出の境界線があいまいになりがちですので、経費とプライベートの支出をしっかり分けて計上する必要があります。

個人事業主が使う「経費」は全部で19種類!一覧で見る勘定科目

勘定科目 概要 具体例
租税公課 税金や公的な手数料の支払い 個人事業税、固定資産税、住民票発行手数料、不動産取得税、自動車税、印紙税、レッカー車代、交通違反金、ゴルフ場利用税など
荷造運賃 商品の発送に伴う運賃、宅配便の送料 ダンボール箱、荷造り用ひも、荷札、緩衝材、ガムテープ、運送会社への運賃支払い、船舶便、航空便、倉庫代など
水道光熱費 業務に必要な電気、水道、ガスなどの費用 電気料金、水道料金、ガス料金、プロパンガス料金、冷暖房用石油代など
旅費交通費 業務に必要な交通費、出張の日当、宿泊費用 電車代、高速道路料金、バス代、駐車場代、航空券、Suicaチャージ、通勤手当、タクシー代など
通信費 電話、インターネットなどの通信にかかる費用 インターネットプロバイダー料金、電話代、携帯電話料金、切手代、ハガキ代、内容証明、電報など
広告宣伝費 販売促進を目的とした広告・宣伝費用 パンフレット作成、チラシ、見本品、社名入りノベルティグッズ、アフィリエイト広告、講演会開催費用、試供品など
接待交際費 事業を円滑にするために必要な接待にかかる費用 取引先との飲食代、得意先へのお祝い金、接待ゴルフプレー代、お中元・お歳暮、餞別など
損害保険料 万一の事故や災害から守るための保険費用 火災保険、自動車保険、地震保険、賠償責任保険など
修繕費 建物、備品などの修理費用 パソコン修理費、事務所のメンテナンス費、保守点検費、原状回復費用など
消耗品 10万円未満、使用可能な期間が1年未満のものの購入費用 文房具、電化製品、食器、名刺、印鑑、事務所備品、10万円未満のパソコン、携帯電話本体など
減価償却費 建物など固定資産の取得価額を耐用年数に応じて計上する費用 自動車、高額なオフィス用品、カメラ、パソコン、ソフトウェアなど
福利厚生費 従業員が働きやすい環境にするための費用 従業員定期健診、慶弔費用、社員旅行、忘年会、制服、常備薬、健康診断費など
給与賃金 従業員に支払う給与 社員への給与
外注工賃 外部の業者に依頼する費用 ホームページ作成費用、デザイン料、システム開発費、内職加工賃など
利子割引料 借入利子、受取手形の割引料 金融機関の借入れの支払利息、自動車や住宅ローンの利息
地代家賃 事業用店舗の家賃、使用料 事務所、店舗の家賃、駐車場代、倉庫・土地利用料、トランクルーム料、レンタルスペース料など
貸倒金 回収不能になった売掛金などを経費処理する科目 売掛金、貸付金、未収金など
雑費 臨時的な支出、どの勘定科目にも属さない少額な費用 ゴミ処理費用、引っ越し費用など
専従者給与 個人事業主が青色事業専従者(家族など)に支給する給与 配偶者給与など

事業のために支払った費用の勘定科目を一覧にまとめてみました。具体例はあくまでも一例です。
必要に応じて経費の勘定科目を追加することも可能です。

(1)租税公課

<事例>役所で印鑑証明書の交付手数料400円を計上。

(2)荷造運賃

<事例>宅配業者からダンボール箱を購入し10万円を計上。

(4)旅費交通費

<事例>Suicaに1万円をチャージした。

(6)広告宣伝費

<事例>自社のホームページ作成費用10万円を計上。

(8)損害保険料

<事例>事業用として使用している車の自動車保険料30,000円計上。

(9)修繕費

<事例>パソコンの修理費用10,000円を計上。

(10)消耗品費

<事例>事務所に必要なホワイトボード代3,000円を計上。

(11)減価償却費

<事例>決算にあたり、購入した店舗備品50万円を計上。

(12)福利厚生費

<事例>従業員に出産祝い金30,000円を計上。

(14)外注工賃

<事例>ホームページ制作を委託していたデザイナーにデザイン料10万円を計上。

(17)貸倒金

<事例>回収不可能になってしまった売掛金50,000円計上。

(18)雑費

<事例>事務所の引っ越し代金10万円を計上。

(19)専従者給与

<事例>専従者従業員の妻に給与50,000円を計上。

注意ポイント!個人事業主の「経費」と「経費にならないもの」

これまで19種類の経費の勘定科目と仕訳の具体例を見てきましたが、すべて「事業に必要なもの」という前提があることにお気づきでしょうか。事業に必要であれば原則経費として計上できるのですが、なかには経費として認められないものがあります。

事業に関係のない個人事業主の出費

事業にまったく関係のない私的な支出は経費として認められません。たとえば、プライベートで友人と飲食した費用、趣味の書籍代などが該当します。万一税務調査が入ったときに、経費として計上している意味を説明できれば問題ありませんが、そうでない場合はペナルティの対象となる可能性があります。

ペナルティは、正しい税額のうち未納分の10%を加算される過少申告加算税のほか、無申告加算税や不納付加算税などが加算されることがあります。また、隠蔽や偽装をおこなったと判断された場合は重加算税として35%が加算されてしまいます。経費は正しく計上しましょう。

個人事業主の税金

個人事業主の所得税と住民税は、事業にかかわらず納めなければならない税金です。事業を営み、利益を生み出すために必要な経費ではありません。

個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い

個人事業主と生計を一にする家族や親族への給与の支払いは経費として認められません。ただし、「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署に提出し、一定の条件をクリアーすれば家族や親族への給与を経費として計上できます。一定の条件とは以下のようなものです。

1)生計を一にする配偶者、15歳以上(その年の12月31日時点)の親族であること
2)給与額が過大でないこと
3)6ヵ月以上その事業に従事すること

個人事業主の資産

個人的な資産は経費として計上できません。たとえば、事務所を借りたときの保証金や敷金は、賃貸契約が終了すれば借り主に返還されるものです。税務上は資産となりますので経費として認められません。

「経費」と「プライベート出費」を仕分ける「家事按分」

支払いのなかに事業用とプライベートの支出が混在しているものを「家事関連費」といい、合理的な基準があれば分けることができます。これを「家事按分(かじあんぶん)」といいます。家事按分は「必ずこうして分けなければならない」という決まりがないため、万一説明を求められた場合には、客観的かつ合理的な答えが返せるようにしておくことが大切です。

家賃

家賃は、事業用として使用している床面積の割合を目安に経費として計上することができます。たとえば、家賃月々10万円、床面積100㎡の自宅の内80㎡がプライベート、20㎡を事業用として使用している場合は、

100,000円×(100㎡―80㎡)=20,000円

地代家賃として月々20,000円が経費として計上できることになります。これを普通預金から引き落としされたとして実際に仕訳してみると次のようになります。

借方:地代家賃 20,000円
貸方:普通預金 100,000円
借方:事業主貸 80,000円

水道光熱費

自宅で事業をおこなっている場合、水道光熱費も経費として計上できますが、すべてを水道光熱費として計上することはできません。
電気代の場合は、電気の使用時間に応じて按分する方法と、コンセントの数で按分する方法があります。

たとえば、1ヵ月の電気料金が10,000円だとすると、1日の電気使用時間の合計が10時間、そのうち事業で使用した時間が2時間なら、20%の2,000円が経費として計上できます。

2時間÷10時間=0.2時間(20%が事業用)
10,000円×20%=2,000円)

また、家中のコンセント10個のうち、2つを事業用として使用しているなら20%の2,000円を経費として計上できます。これを普通預金から引き落とされたとして実際に仕訳すると次のようになります。

借方:水道光熱費 2,000円 貸方:普通預金 10,000円
借方:事業主貸  8,000円
なお、水道やガス料金は電気代のような按分で計上できません。なぜなら、お風呂や料理で使用する水道ガス代は事業用として認められないからです。業務中の水道の使用はトイレの水道がほとんどでしょうから、常識的に考えると数パーセント程度を計上するに留めておく方が良いでしょう。

通信費

通信費は、インターネットプロバイダー料金や携帯電話料金がこれに該当します。いずれも業務で使用する分だけ経費として計上できます。

たとえば、週に3日を事業用に使用し、月々5,000円のプロバイダー料金を支払っていたと計算すると、2,100円を経費として計上することができます。

3日÷7日=約0.42(42%が事業用)
5,000円×42%=2,100円

これを普通預金から引き落としされたとして仕訳すると以下のようになります。

借方:通信費 2,100円 貸方:普通預金 2,100円

自動車関連

プライベートで所有している自動車を事業用でも使用している場合、走行距離や事業として使用した日数に応じて、ガソリン代や車の減価償却費を按分することが可能です。ただし、客観的に事業用で使用したと説明できるよう、運転日誌やガソリン代を管理するといった記録が必要です。
仮に月にかかったガソリン代5,000円を事業割合30%で按分し、現金で支払ったとすると仕訳は以下のようになります。

5,000円×30%=1,500円
借方:車両費 1,500円  貸方:現金 5,000円
借方:事業主貸 3,500円

経費管理が楽になるクレジットカード決済

経費をすべて現金で支払っていると、領収書の管理や記帳が煩雑になりがちです。プライベート用とは別に、事業用のクレジットカードを1枚作って決済すれば管理が非常に楽になります。

万一、店舗で発行される領収書を紛失してしまっても、クレジットカード会社から送られてくる利用明細書があれば「利用日」「利用店舗」「商品名」「金額」が印字されているので領収書の代わりとして利用できます。

また、クレジットカードの引き落とし口座を事業用の口座に紐付けておけば仕訳も楽になるでしょう。さらに、クレジットカード会社のポイントもたまりますのでコスト削減にも有効です。

必見!税理士に頼んだときの節税効果!

税理士に確定申告を依頼すると費用がかかりますが、その費用以上の節税効果があるのをご存じでしょうか。煩雑になりがちな経費も、税理士と相談しながら合理的かつ客観的な視点で最大限計上することができ、節税へとつながります。

また、なにかと忙しい個人事業主にとって税理士に日々の業務を依頼することは、本業に没頭できることを意味します。確定申告前の事務作業から解放されるだけで、どれだけの時間を本業に注ぎ込むことができるでしょうか。そのうえ、万一税務調査が入ったとしても、税理士に立ち会ってもらうことができ、税理士の見解を述べてもらってペナルティを免れることも可能です。

「新規事業を立ち上げたい」「今の事業をより大きくしたい」といったときにも、利益計画や資金繰りに関するアドバイスをもらえるため、ビジネスを有利に進める上で大きなメリットをもたらすでしょう。

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